Cách trả lời tin nhắn hay không chỉ là một điểm mạnh trong giao tiếp hàng ngày mà còn thể hiện mức độ tin cậy, phép lịch sự và ứng xử thanh lịch của bạn. Nhất là khi nhắn tin đã dần trở thành phương tiện trao đổi thông tin không thể thiếu trong cuộc sống của con người.
Tuy nhiên, không phải ai trong chúng ta cũng hiểu được các tiêu chuẩn cơ bản và chuẩn mực nhắn tin văn minh nhất. Hãy nắm bắt ngay tips nhắn tin phù hợp dưới đây để tin nhắn không trở thành một thứ “phiền phức”, nhàm chán hay quá gượng gạo!
Những điều bạn cần biết khi trả lời tin nhắn hàng ngày
Đừng nhắn tin liên tục
Nhiều người có thói quen gửi liên tục các tin nhắn cho đến khi được phản hồi lại. Đó là một thói quen thực sự không tốt, cho thấy bạn là người thiếu sự kiên nhẫn và vô tình làm phiền người khác. Trong trường hợp này có thể đối phương đang bận, không có thời gian trả lời tin nhắn; cũng có thể họ không đang sử dụng điện thoại để trả lời tin nhắn của bạn ngay hay đơn giản là họ đang không muốn trả lời tin nhắn của bạn.
Nếu có việc gì đó thực sự gấp, bạn hãy gọi điện thay cho họ thay vì nhắn tin liên tục. Bên cạnh đó, bạn tuyệt đối không nên nhắn tin một cách liên tục.
Trả lời tin nhắn kịp thời
Hãy thử tưởng tượng, bạn đang rất buồn và muốn nhắn tin với bạn thân của mình để chia sẻ, tâm sự; tuy nhiên, ngày hôm sau bạn thân của bạn mới trả lời lại tin nhắn. Đương nhiên là bạn rất thất vọng, không muốn tâm sự câu chuyện ngày hôm qua nữa. Lâu dần, đây có thể trở thành lý do khiến tình bạn của các bạn trở nên xa cách.
Do đó, một điều bạn cần lưu ý là hãy trả lời tin nhắn một cách kịp thời. Nếu lúc đó bạn đang thực sự bận, hãy nhắn tin hoặc gọi điện báo lại cho người gửi. Trong trường hợp đó là một tình huống khẩn cấp, bạn sẽ giúp đỡ, hỗ trợ và giải quyết vấn đề ngay.
Nhưng bạn cũng phải lưu ý rằng, trường hợp có một người luôn “bám đuôi” và gây nên nhiều phiền phức, thay vì chọn cách lờ đi tin nhắn của họ, hãy trả lời một cách thẳng thắn, khéo léo từ chối họ và kết thúc cuộc trò chuyện.
Nhắn tin trong khoảng thời gian phù hợp
Tùy thuộc vào người nhận tin nhắn, tính chất cuộc trò chuyện và mức độ cần thiết, bạn có thể thiết lập khung giờ trả lời tin nhắn phù hợp.
Đối với những tin nhắn dùng để trao đổi công việc, nên gửi trong thời gian làm việc, ngoại trừ có trường hợp khẩn cấp. Bạn cũng có thể lựa chọn gọi điện thoại để thuận tiện hơn trong việc bàn bạc.
Đối với tin nhắn thường ngày, bạn không nên gửi tin nhắn khi quá muộn hoặc nhắn tin liên tục vào những lúc không phù hợp như khi họ đang bận họp, đang ôn thi, đang ngủ hay nghỉ ngơi,… Nếu được, hãy tập làm quen với các khung giờ, lịch trình và thói quen sinh hoạt của những người thân thiết để trò chuyện với họ đúng lúc nhé.
Rèn luyện thói quen kiểm tra chính tả, số điện thoại trước khi gửi đi
Sai lỗi chính tả quá ngớ ngẩn hoặc nhắn nhầm số điện thoại có thể đẩy bạn vào những tình huống khó xử. Để khắc phục điều này, bạn nên xây dựng cho mình những thói quen tốt. Đặc biệt khi gửi tin nhắn để xử lý công việc, bạn cần phải thận trọng, kiểm tra lỗi chính tả cũng như số điện thoại và văn phong của tin nhắn trước khi nhắn gửi nhé.
Nhắn tin thông báo trong trường hợp bạn phải đến muộn
Trường hợp, bạn có một cuộc hẹn nhưng vì lý do khách quan nên phải đến muộn. Đừng im lặng và để đối phương phải chờ đợi trong “vô vọng”. Thay vào đó, hãy soạn một tin nhắn để xin lỗi họ và báo với họ mình sẽ đến muộn cũng như sẽ đến trong khoảng thời gian nào. Cách nhắn tin này thể hiện phép lịch sự tối thiểu và sự tôn trọng của bạn dành cho họ.
Tuyệt đối đừng viết hoa, viết tắt hết cả đoạn tin nhắn
Bạn có cảm thấy khó chịu khi nhận được tin nhắn viết hoàn toàn bằng Caps Lock? Tôi thì có đấy.
Khi nhắn tin với ai đó, đừng vì vội vàng mà viết hoa hoặc viết tắt hết đoạn tin nhắn và gửi cho người khác. Người nhận chắc chắn sẽ không thoải mái gì khi đọc những dòng tin nhắn đó, nó khiến cho tin nhắn trở nên nghiêm trọng và nặng nề hơn rất nhiều. Hãy sử dụng viết tắt, viết hoa một cách khéo léo, sử dụng chúng đúng lúc để nhấn mạnh và làm nổi bật những vấn đề quan trọng thôi bạn nhé!
Cách trả lời tin nhắn hay dành cho khách hàng
Trả lời tin nhắn, tư vấn khách hàng là việc làm thường xuyên của các kênh bán hàng online hay marketing. Những cách trả lời tin nhắn hay sẽ giúp shop tạo được ấn tượng tốt trong lòng khách hàng, cho thấy sự chuyên nghiệp và tận tâm của người bán.
Trả lời tin nhắn của khách mua hàng
Nếu một khách hàng mới nhắn tin cho bạn thì chắc chắn họ đang cần nhận được sự tư vấn cũng như có nhu cầu mua sản phẩm, dịch vụ từ phía bạn.
Điều bạn cần làm là chào hỏi nhẹ nhàng lại khách, xác định mối quan tâm của khách hàng, tìm hiểu xem họ muốn mua sản phẩm nào, quan tâm đến chất lượng, chất liệu hay thông tin về giá sản phẩm,…
Bạn không cần trả lời quá chi tiết và dài dòng về ưu điểm của sản phẩm. Thay vào đó, bạn cần kiên nhẫn, lắng nghe nhu cầu của khách và tư vấn về những vấn đề mà khách hàng đang quan tâm, giúp họ tìm được món đồ ưng ý và phù hợp nhất cũng như đưa ra sự hỗ trợ tốt nhất dành cho khách hàng của mình.
Trả lời tin nhắn khách hàng có phản hồi tích cực
Quả thực rất tuyệt vời khi bạn nhận được phản hồi tích cực, sự ủng hộ và lời khen của khách hàng. Bạn cũng cần dành thời gian để phản hồi lời nhận xét từ phía họ. Gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến họ, quan tâm đến cảm nhận của họ sau khi sử dụng sản phẩm, dịch vụ. Bạn có thể kéo dài câu chuyện một chút bằng cách hỏi thăm khách hàng muốn điều chỉnh hay góp ý gì để sản phẩm hoàn hảo hơn không hoặc chia sẻ một vài câu chuyện xoay quanh vấn đề khách đang chú ý. Có vẻ việc này hơi tốn thời gian, nhưng biết đâu vị khách của bạn sẽ trở thành “khách ruột” thường xuyên mua hàng ủng hộ và còn quảng cáo giúp bạn thì sao.
Trường hợp muốn dùng hình ảnh phản hồi tốt đó để PR cho shop, hãy hỏi ý kiến của khách hàng trước nhé!
Trả lời tin nhắn của khách chê bai hay phàn nàn
Nhận được phản hồi tiêu cực, bạn đừng vội vàng giải thích hay phủ nhận. Tình huống này đòi hỏi cách xử lý khéo léo từ bạn.
Trước hết, hãy gửi lời xin lỗi chân thành và hỏi cụ thể về các lỗi của sản phẩm hay dịch vụ. Nếu đó là lỗi từ phía bạn hãy nhận lỗi về phía mình, giải thích cho khách về sự sai sót đó. Sau khi đã xoa dịu được tâm trạng của khách, hãy lắng nghe chia sẻ của khách và những điểm họ chưa hài lòng để khắc phục. Bạn cũng nên hỗ trợ khách đổi trả hàng, bồi thường hay hỗ trợ sửa chữa,… để giúp khách thoải mái hơn nhé.
Như vậy, trả lời tin nhắn không hẳn là soạn ra những suy nghĩ của cá nhân rồi gửi đi mà còn là một nghệ thuật thực thụ. Biết được cách trả lời tin nhắn hay, bạn sẽ trở nên đáng tin cậy, thanh lịch và tinh tế hơn trong mắt người đối diện. Hãy để những điều nhỏ nhặt này giúp bạn trở nên tốt hơn và hoàn hảo hơn nhé!
